ERP أم تطبيق محاسبة؟ القرار عند 100 و500 و2,000 طلب

مع نمو الطلبات في متجر زد، يظهر سؤال الدفاتر: هل يكفي تطبيق محاسبة، أم حان وقت نظام ERP؟ ويظهر السؤال عادة عندما يصبح إدخال الطلبات يدويا عبئا على المحاسب، أو عندما يتوزع المخزون على أكثر من مستودع.

الأرقام 100 و500 و2,000 في العنوان هي حدود الطلبات الشهرية في باقات التطبيق الثلاث. أما الاختيار بين تطبيق المحاسبة ونظام ERP فيعتمد في الغالب على ما يجب أن تتابعه الدفاتر: المخزون في عدة مستودعات، والفروع، والمشتريات. وعدد الطلبات وعدد المستودعات مؤشران يساعدان في القرار، والقرار النهائي يتخذه التاجر مع محاسب المتجر.

ما يلزم قبل البدء

• عدد الطلبات المدفوعة في كل شهر لآخر 6 أشهر، ومعه أعلى شهر في الموسم، مثل رمضان أو الجمعة البيضاء.
• عدد المستودعات التي يخرج منها المخزون، وعدد المواقع في متجر زد.
• قائمة بما يجب أن تتابعه الدفاتر اليوم وخلال السنة القادمة.
• اسم النظام الحالي إن وجد، وملاحظات المحاسب على ما ينقص الدفاتر.

خطوات القرار

1. 1

   حصر الطلبات الشهرية

   حساب متوسط الطلبات المدفوعة في الشهر، وأعلى شهر في الموسم.

2. 2

   حصر المستودعات ومواقع زد

   عدد المستودعات التي يخرج منها المخزون، وعدد المواقع في المتجر.

3. 3

   تحديد ما تتابعه الدفاتر

   الفواتير والضريبة فقط، أم المخزون والمشتريات والفروع أيضا.

4. 4

   اختيار نوع النظام

   تطبيق محاسبة أو نظام ERP، بعد مراجعة القرار مع المحاسب.

5. 5

   اختيار الباقة

   الأساسية أو النمو أو الأعمال حسب عدد الطلبات والمزايا المطلوبة.

6. 6

   الإعداد والتشغيل

   إعداد الربط مع فريقنا، ثم تقرير اختبار يوافق عليه التاجر، ثم التشغيل.

1. حصر الطلبات الشهرية

الرقم المطلوب هو عدد الطلبات المدفوعة في الشهر. ومتوسط الأشهر العادية يختلف عن أعلى شهر في السنة، لذلك يتم تسجيل الرقمين معا.

هذا الرقم يحدد باقة التطبيق: باقة الأساسية تغطي 100 طلب في الشهر، وباقة النمو تغطي 500 طلب، وباقة الأعمال تغطي 2,000 طلب. أما أثره على نوع النظام فهو أثر غير مباشر. فكلما زادت الطلبات زادت تسجيلات المبيعات والمرتجعات في الدفاتر، وزادت الحاجة إلى تسجيلها بدون إدخال يدوي، سواء كان النظام تطبيق محاسبة أو نظام ERP.

2. حصر المستودعات ومواقع زد

تكشف هذه الخطوة عادة أكثر مما يكشفه عدد الطلبات. المتجر الذي يشحن من مستودع واحد يتابع مخزونه في مكان واحد. أما المتجر الذي يوزع مخزونه على عدة مستودعات أو فروع، فيحتاج إلى معرفة الكمية المتاحة في كل مستودع، وإلى ظهور هذه الكمية في الموقع الصحيح في زد.

في التطبيق، ينتقل المخزون من مستودعات نظام ERP إلى كل موقع في زد، ثم تتم قراءته من جديد للتأكد منه. وتضيف باقة النمو المخزون، وتضيف باقة الأعمال توجيه الطلبات بين عدة مستودعات.

3. تحديد ما يجب أن تتابعه الدفاتر

هذه الخطوة هي أساس القرار. تطبيق المحاسبة يغطي عادة الفواتير وضريبة القيمة المضافة ودفتر الأستاذ والذمم المدينة والدائنة والتقارير المالية. ونظام ERP يضيف عادة إلى ذلك المخزون في عدة مستودعات والمشتريات والفروع، وأحيانا التصنيع، في نظام واحد.

أربعة أسئلة توضح الصورة:

• هل يحتاج المخزون إلى متابعة بالكمية في كل مستودع داخل الدفاتر؟
• هل تتم المشتريات من موردين بأوامر شراء تحتاج إلى متابعة؟
• هل يعمل المتجر من فروع لكل منها مخزون أو حسابات منفصلة؟
• هل يتم تصنيع بعض المنتجات أو تجميعها قبل البيع؟

إذا كانت الإجابات كلها بالنفي، فتطبيق المحاسبة يغطي عادة ما تحتاجه الدفاتر. وكلما زادت الإجابات بنعم، زاد احتمال الحاجة إلى نظام ERP.

4. اختيار نوع النظام

	تطبيق محاسبة	نظام ERP
الفواتير وضريبة القيمة المضافة	يغطيها عادة	يغطيها عادة
دفتر الأستاذ والذمم	يغطيها عادة	يغطيها عادة
التقارير المالية	يغطيها عادة	يغطيها عادة
المخزون في عدة مستودعات	خارج تغطيته المعتادة	يغطيه عادة
المشتريات	خارج تغطيته المعتادة	يغطيها عادة
الفروع	خارج تغطيته المعتادة	يغطيها عادة
التصنيع	خارج تغطيته المعتادة	تغطيه بعض الأنظمة
من الأنظمة المتاحة مع التطبيق	وافق	Odoo وERPNext وDynamics 365 Finance and Operations

مقارنة عامة، والتفاصيل تختلف من نظام إلى آخر.

المقارنة تصف الصورة العامة فقط. ولهذا يأتي عدد الطلبات بعد سؤال الدفاتر، كما يوضح المثال التالي.

مثال توضيحي	الطلبات في الشهر	المستودعات	مشتريات وفروع	النوع الأقرب عادة
المتجر الأول	2,000	مستودع واحد	لا يوجد	تطبيق محاسبة
المتجر الثاني	100	3 مستودعات	يوجد	نظام ERP

المتجر الأول يبيع أكثر، لكن دفاتره تتابع المبيعات والضريبة فقط. والمتجر الثاني يبيع أقل، لكن دفاتره تتابع المخزون في 3 مستودعات والمشتريات والفروع.

يعمل التطبيق مع وافق كتطبيق محاسبة، ومع Odoo 18 و19 وMicrosoft Dynamics 365 Finance and Operations وERPNext كأنظمة ERP، ومع أي نظام لديه API عام.

5. اختيار الباقة

يتحدد اختيار الباقة بعاملين: عدد الطلبات في الشهر، والمزايا المطلوبة.

الباقة	الطلبات في الشهر	ما تضيفه	تناسب التاجر الذي
الأساسية	100	الطلبات والمرتجعات، مع تحليل بالذكاء الاصطناعي	يحتاج تسجيل الطلبات والمرتجعات في الدفاتر
النمو	500	المخزون والأسعار وأدوات زيادة المبيعات	يحتاج وصول المخزون من مستودعات نظام ERP إلى مواقع زد
الأعمال	2,000	توجيه الطلبات بين عدة مستودعات، والدعم بأولوية	يشحن من عدة مستودعات

تفاصيل مزايا كل باقة والأسعار الحالية موجودة في صفحة التطبيق في متجر تطبيقات زد. وفترة التجربة 7 أيام مع الاشتراك الشهري، و30 يوما مع الاشتراك السنوي.

6. الإعداد وتقرير الاختبار ثم التشغيل

نتولى إعداد الربط مع التاجر على النظام الذي اختاره. وبعد الإعداد، يحصل التاجر على تقرير اختبار يراجعه قبل التشغيل. ويبدأ التشغيل الفعلي خلال أسبوعين تقريبا، بعد تقرير اختبار يوافق عليه التاجر.

أخطاء شائعة

أين يأتي دور التطبيق

بعد اختيار النظام، يتولى التطبيق الأعمال التالية:

• يتم تسجيل كل طلب مدفوع في النظام مع العميل والمنتجات والضريبة والشحن، ثم تتم قراءته من النظام للتأكد منه.
• تتم مطابقة العميل مع سجله في النظام أو إنشاء سجل جديد له، والطلب نفسه لا يتم تسجيله مرتين.
• يتم تسجيل كل مرتجع كإشعار دائن واحد.
• ينتقل المخزون من مستودعات نظام ERP إلى كل موقع في زد، ثم تتم قراءته للتأكد منه.
• حسب نظام ERP، يتم تحديث حالة الطلب في زد عند إصدار الفاتورة في نظام ERP، وتتم كتابة رقم مستند نظام ERP كتعليق على الطلب في زد.

أسئلة متكررة

هل توجد فترة تجربة؟

نعم. فترة التجربة 7 أيام مع الاشتراك الشهري، و30 يوما مع الاشتراك السنوي.

ماذا لو كان النظام الحالي غير مذكور هنا؟

يعمل التطبيق مع أي نظام لديه API عام، إضافة إلى الأنظمة المذكورة في هذا المقال.

كم يستغرق الربط؟

نتولى الإعداد مع التاجر، ويبدأ التشغيل الفعلي خلال أسبوعين تقريبا، بعد تقرير اختبار يوافق عليه التاجر.

أين أسعار الباقات؟

الأسعار الحالية لكل باقة موجودة في صفحة التطبيق في متجر تطبيقات زد.

وعندما يتضح نوع النظام وعدد الطلبات، يمكنك تثبيت التطبيق وبدء فترة التجربة من متجر تطبيقات زد.